Teil 2 Die Vorteile einer betriebswirtschaftlichen Entgeltkalkulation für kommunale Bauhöfe

Veröffentlicht in "der Bauhofleiter" 05/2021 FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Verfasser: Sebastian Hagedorn, Diplom-Verwaltungbetriebswirt (FH)

Die Vorteile einer betriebswirtschaftlichen Entgeltkalkulation für kommunale Bauhöfe

- Schwerpunk Fuhrpark-

1. Einleitung

Im ersten Teil über die betriebswirtschaftliche Entgeltkalkulation für kommunale Bauhöfe wurden die Vorteile, die praktische Herangehensweise zur eigenen Durchführung und eine vereinfachte betriebswirtschaftliche Kalkulation dargestellt.

Im zweiten Teil zu diesem Thema werden passend zur Sonderausgabe Fuhrpark verschiedene Betrachtungen bei der Entgeltkalkulation in Bezug auf die Fahrzeuge und Geräte des kommunalen Bauhofes aufgezeigt. Nach den Erfahrungswerten des Verfassers machen Fahrzeuge und Geräte rund 20-25 % der Kosten eines Bauhofes aus. Dementsprechend wichtig ist es, sich bei der Kalkulation mit dem Bestand der Fahrzeuge und Geräte, aber auch bei künftigen Beschaffungen mit den Auswirkungen auf die Kalkulation und die Verrechnungssätze zu befassen. In der Praxis herrschen häufig Fehleinschätzungen über die Wirtschaftlichkeit des eigenen Fuhrparks. Die häufigsten Fehleinschätzungen lassen sich jedoch bereits mit wenigen grundlegenden betriebswirtschaftlichen Denkansätzen vermeiden.

Den besten Zeitpunkt für betriebswirtschaftliche Überlegungen zum eigenen Fuhrpark stellen Beschaffungsentscheidungen dar. Diese stellen die Weichen für die Wirtschaftlichkeit der nächsten Jahre. Veränderungen im Bestand vorzunehmen ist wesentlich schwieriger. Dementsprechend sorgfältig sollten deshalb Beschaffungsentscheidungen getroffen werden.

2. Fahrzeugbeschaffung – Neukauf, gebraucht oder gleich mieten? Auswirkungen auf die Bauhofkalkulation

Die Haushaltswirtschaft ist sparsam und wirtschaftlich zu führen. Dieser Grundsatz zieht sich durch das gesamte Handeln der Gemeinde und betrifft damit auch den kommunalen Bauhof. Was jedoch konkret sparsam und wirtschaftlich ist, da gehen die Meinungen von Gemeinde zu Gemeinde auseinander, ansonsten müssten alle Bauhöfe in Deutschland gleich strukturiert und geplant werden. Dies ist zum Glück nicht der Fall und hat nachvollziehbare Gründe.  

Bei der Kalkulation verschiedener Bauhöfe hat der Verfasser festgestellt, dass finanzschwächere Gemeinden dazu neigen, Beschaffungen zu verschieben und beim Kauf auf gebrauchte Fahrzeuge und Geräte zurückzugreifen oder Leasing und Miete in Anspruch zu nehmen. Die Frage ist, ob dieses Vorgehen sparsam und wirtschaftlich ist?

Im Folgenden sollen die Vor- und Nachteile verschiedener Beschaffungsmöglichkeiten und die Auswirkungen auf die betriebswirtschaftliche Bauhofkalkulation betrachtet werden. Die Betrachtung zielt dabei auf Fahrzeuge und Geräte von größerer finanzieller Bedeutung im Verhältnis zur Größe des Bauhofes ab. Klein- und Handgeräte sind im Verhältnis zum Kostenvolumen des gesamten Bauhofes so unbedeutend, dass diesen bei einer Kalkulation keine oder nur eine sehr kleine Bedeutung zukommen sollte. In der Praxis kommt es leider häufig vor, dass für diese Gerätschaften ein aus Sicht des Verfassers ein unverhältnismäßig hoher Verwaltungsaufwand betrieben wird. Hier ist bei der Kalkulation das richtige Augenmaß gefragt.

2.1 Der Kauf von Neufahrzeugen und Neugeräten

Für viele Bauhöfe kommt grundsätzlich nur die Beschaffung von neuen Fahrzeugen und Geräten in Frage. Dies hat viele Vorteile, da man zum einen technisch auf dem neuesten Stand ist und das Fahrzeug nach den eigenen Bedürfnissen und Arbeitsanforderungen zusammenstellen kann. Des Weiteren fallen in den ersten Nutzungsjahren in der Regel weniger Wartungs- und Reparaturkosten an, außerdem bestehen vorteilhafte Garantie- und Gewährleistungsansprüche. Durch die längere Nutzungsdauer von Neufahrzeugen und -geräten müssen auch weniger häufig zeitaufwendige Beschaffungsprozesse angeschoben werden.

Gründe gegen eine Neubeschaffung sind für einige Bauhöfe und Gemeinden die relativ hohen Investitionssummen. Dieser Faktor ist insbesondere für Gemeinden kritisch, die alle Investitionen mit Krediten finanzieren müssen. Mancher Kämmerer bevorzugt in diesen Fällen andere Formen der Beschaffung, wobei sich die höheren Investitionssummen - bei einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung - durch die unterschiedliche Restnutzungsdauer häufig relativieren oder sogar zu Gunsten einer Neubeschaffung ausfallen können. Ein weiterer Grund, aus dem einige Gemeinden lieber auf gebrauchte Fahrzeuge und Geräte zurückgreifen, ist das komplizierte und zeitfressende Vergabeverfahren, das sich aufgrund einer höhere Investitionssummen ergeben kann.

Im Ergebnis sprechen aus Sicht des Verfassers aus betriebswirtschaftlicher Sicht viele gute Gründe für den Kauf von neuen Fahrzeugen und Geräten. Überzeugende Gründe für eine Neubeschaffung sind in der Regel der effektivere Einsatz des Bauhofpersonals und weniger Ausfallzeiten durch Reparaturen und Wartung. Diese mittelbaren Kosten finden bei der Beschaffung häufig keine Berücksichtigung, da nur die unmittelbaren Anschaffungskosten und vielleicht noch die laufenden Betriebskosten berücksichtigt werden.

2.2 Der Kauf von gebrauchten Fahrzeugen und Geräten

Einige Bauhofleiter und Gemeinden bevorzugen bei der Beschaffung gebrauchte Fahrzeuge und Geräte. Jeder kennt aus dem Privatleben die erheblichen Preisvorteile beim Kauf von Jahreswagen. Gleichzeitig bieten viele Händler auch bei Jahreswagen großzügige Garantie- und Gewährleistungsansprüche. Rechnet man die Preisersparnis auf die Restnutzungsdauer um, so bleibt im Regelfall auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht ein Kostenvorteil. Es lohnt sich bei einem PKW also in vielen Fällen, bei einer Neubeschaffung auch einen Blick auf die Preise für Jahreswagen zu werfen.

Bei Arbeitsgeräten kann sich der Gebrauchtkauf lohnen, wenn der Verkäufer das Gerät zum Beispiel aufgrund eines Fehlkaufes anbietet. Derartige Geräte befinden sich in der Regel in sehr gutem Zustand und weisen häufig nur wenige Betriebsstunden auf. Gleichzeitig können in solchen Fällen hohe Preisnachlässe erzielt werden. Ältere Geräte mit vielen Betriebsstunden binden in der Regel viel Zeit für Wartung und Reparatur und stehen natürlich immer dann nicht zur Verfügung, wenn sie wirklich gebraucht werden.

Auch wenn der Anschaffungspreis zunächst gering erscheint, sind diese Geräte nur selten wirtschaftlich. Dabei werden beispielsweise die Kosten für einen geeigneten Lagerplatz vernachlässigt. Wenn ein Fahrzeug oder Gerät bei Ihnen nur selten zum Einsatz kommen soll, ist es in der Regel wirtschaftlicher auf ein Mietgerät zurückzugreifen. Diese sind auf dem Stand der Technik, sicher, zuverlässig und können effektiv eingesetzt werden.

Reparaturen verursachen nicht nur Kosten, sondern binden auch Zeit der Bauhofleitung, der Verwaltung und des Bauhofpersonals. Dieser Faktor wird oft vernachlässigt, da diese Kosten keine unmittelbaren Zahlungen auslösen, sich jedoch spürbar in den Gemeinkosten und Verteilzeiten und damit auch in den Verrechnungssätzen des Bauhofes wiederfinden können.

2.3 Fahrzeuge und Geräte mieten

Grundsätzlich ist das Mieten von Fahrzeugen und Geräte in den meisten Fällen wirtschaftlich, wenn diese nur selten oder unregelmäßig genutzt werden sollen. Die Betrachtung unter Nr. 3 zeigt eindrucksvoll die Auswirkung einer geringen Auslastung auf die Stundensätze. Vermeintlich hohe Mietkosten relativieren sich schnell, wenn man die Kosten für eine Leistungsstunde vergleicht. Durch das Mieten von Fahrzeugen und Geräten bleiben Sie flexibel und können jeweils das Modell wählen, welches für das Vorhaben am effektivsten ist.

Nachteile beim Mieten von Fahrzeugen und Geräten können in der Verfügbarkeit liegen. Ist man auf  die vorherige Anmietung des Fahrzeugs oder Geräts angewiesen, so bedarf der Einsatz einer entsprechenden zeitlichen Planung. Unvorhergesehene Krankheitsfälle und unpassendes Wetter stellen dabei ein Kostenrisiko dar.

Beim Mieten von Fahrzeugen und Geräte ist der Zeitaufwand der Mietabwicklung zu beachten. Von Vorteil sind Dauerverträge mit einem Anbieter, die feste Preise beinhalten, aber keine oder nur zu einer geringen Mindestabnahme verpflichten. Auf diese Weise spart man sich häufige Preisabfragen bei mehreren Anbietern. Von den Rechnungsprüfungsämtern werden üblicherweise mehrjährige Preisbindungen eines Anbieters akzeptiert, sodass sich häufige Ausschreibungen und Preiserkundungen vermeiden lassen.

3. Die Auswirkungen der Auslastung von Fahrzeugen und Geräten auf die Verrechnungssätze

Einer der wichtigsten Faktoren, die sich auf die Höhe der Verrechnungssätze der Fahrzeuge und Geräte auswirken, stellt die Auslastung dar. Bei der betriebswirtschaftlichen Bauhofkalkulation ergeben sich gelegentlich Überraschungen, wenn der Verrechnungssatz für einen Betriebskilometer eines LKW oder Unimogs geringer ausfällt als bei einem Pritschenfahrzeug, obwohl die Anschaffungs- und Betriebskosten eines LKW oder Unimogs natürlich absolut betrachtet wesentlich höher sind. Der Grund hierfür liegt in der unterschiedlichen Verwendung im Arbeitsalltag und einer unterschiedlichen Auslastung.

Das Pritschenfahrzeug dient in der Regel dem Transport des Bauhofpersonals und der Arbeitsgeräte  zur Arbeitsstelle, während der eigentlichen Arbeiten ist das Fahrzeug ungenutzt. Der LKW und der Unimog hingegen dienen selbst als Arbeitsgerät und sind häufig den ganzen Tag in Bewegung. Dementsprechend fällt die Inanspruchnahme nach Kilometern wesentliche höher aus. In diesem Beispiel hängt die Auslastung jedoch auch vom Abrechnungsmaßstab und damit von der Betrachtungsweise ab. Auch die Pritsche ist den ganzen Tag im Einsatz, beziehungsweise kann zwischenzeitlich nicht anderweitig eingesetzt werden, sodass die Auslastung bei einer Betrachtung nach Einsatzstunden zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen führen kann. Überlegungen zu sinnvollen Abrechnungsmaßstäben sind für den nächsten Teil geplant.

Die Auslastung spielt folglich insbesondere bei Fahrzeugen und Geräten eine bedeutende Rolle, die nicht ganztägig im Einsatz sind. Typische Beispiele bei einem kommunalen Bauhof sind Bagger, Großflächenmäher, Walzen und Hubbühnen, also Arbeitsmittel, die für spezielle Aufgaben ausgelegt sind.

In der folgenden Betrachtung soll anhand eines Beispiels der Zusammenhang zwischen Betriebskosten, Auslastung und den Verrechnungssätzen dargestellt werden.

Es wird von einem Fahrzeug ausgegangen, für das täglich fixe Kosten (Abschreibungen, Gemeinkosten usw.) in Höhe von 100 € anfallen. Die variablen Kosten im laufenden Betrieb (Treibstoff, Wartung, Reparaturen usw.) betragen 8 € je Stunde. Es wird davon ausgegangen, dass die maximale Auslastung bei 8 Einsatzstunden pro Tag liegt.

Die Gesamtkosten des Fahrzeugs liegen je nach Auslastung zwischen 108 € und 164 € pro Tag. Gleichzeitig liegt der Stundensatz für das Fahrzeug zwischen 20,50 € und 108 € je Stunde. Man erkennt, dass sich die Auslastung viel stärker auf den Stundensatz auswirkt als beispielsweise die variablen Kosten je Stunde. Aus diesem Grund kann es bei der betriebswirtschaftlichen Bauhofkalkulation zu Schwankungen bei den Stundensätzen kommen, auch wenn sich die jährlichen Kosten kaum oder nicht verändert haben. In dieser Erkenntnis liegt für den Bauhof die Chance, durch eine Optimierung der Auslastung die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge und Geräte zu verbessern. Dies wirkt sich schneller auf die Stundensätze aus als beispielsweise eine geringfügige Kostenoptimierung. Bei einer Beschaffungsentscheidung kann dies bedeuten, dass ein Fahrzeug wirtschaftlicher ist, wenn es aufgrund seiner optimalen Funktion eine höhere Auslastung erzielt als ein günstigeres Fahrzeug, welches jedoch durch einen eingeschränkten Funktionsumfang weniger zum Einsatz kommt.

In der folgenden Grafik wird die Auswirkung der Auslastung auf den Stundensatz verdeutlicht. Es ist zu erkennen, dass insbesondere eine geringe Auslastung zwischen 0 % und 50 % einen ganz erheblichen Einfluss auf die Höhe des Stundensatzes hat. Je höher die Auslastung bereits liegt, desto geringer wirkt sich eine zusätzliche Verbesserung der Auslastung auf den Stundensatz aus. Dennoch zeigt auch diese Grafik, dass die Auswirkungen der Auslastung auf den Stundensatz in der Regel größer sind als beispielsweise die Auswirkungen der variablen oder fixen Kosten.

4. Fazit

Der Fuhrpark eines kommunalen Bauhofes hat erheblichen Einfluss auf dessen Wirtschaftlichkeit. Welchen Weg der Bauhof bei Beschaffungen geht, hängt dabei von vielen Faktoren ab, die sich aus der Arbeitspraxis des Bauhofes ergeben, aber auch von äußeren Einflüssen vorgegeben werden. Es kann deshalb keine Ideallösung für jeden Bauhof geben, es ist jedoch sehr wichtig, sich der Auswirkungen seiner Entscheidungen bewusst zu werden. Bei der Entscheidung über die Beschaffung von Fahrzeugen und Geräten werden die Weichen für die nächsten Jahre des Bauhofes gestellt.

Bei der Auswahl der Fahrzeuge und Geräte sollte der Anschaffungspreis in der Gesamtbetrachtung nicht die wichtigste Rolle spielen. Bei einem kommunalen Bauhof entfallen 80 % der Kosten auf das Personal und nur 20 % der Kosten auf Fahrzeuge und Geräte. In der Konsequenz bedeutet dies, dass bei jeder Beschaffung die optimale Einsatzmöglichkeit für das Bauhofpersonal im Vordergrund stehen muss. Der Kostentreiber eines kommunalen Bauhofes sind nicht die Anschaffungskosten der Fahrzeuge und Geräte, sondern die Effektivität des Personaleinsatzes.

Wie bei den Fahrzeugen und Nr. 3 dargestellt, wirkt sich die Auslastung des Personals entsprechend deutlich auf die Stundensätze und damit auch die Wirtschaftlichkeit des Bauhofes aus. Das bedeutet, dass es vorrangiges Ziel bei der Ausrichtung des Fuhrparkes sein sollte, den Einsatz des Bauhofpersonals und damit dessen Produktivität optimal zu unterstützen und zu verbessern. Neben der optimalen Ausführung der Arbeiten gehört dazu auch die Gesunderhaltung des Bauhofpersonals.